Zasady współpracy

Zasady współpracy w ramach programu

„Dzielnice Kultury – Program Rozwoju Kultury w Dzielnicach Lublina” w 2019 r.

 

Słownik pojęć

  • Program – „Dzielnice Kultury – Program Rozwoju Kultury w Dzielnicach Lublina”, którego założenia zostały opisane w Strategii Rozwoju Kultury Lublina na lata 2013-2020.
  • Operator – miejska instytucja kultury – odpowiednio: Dzielnicowy Dom Kultury „Bronowice”, Dzielnicowy Dom Kultury „Węglin” lub Warsztaty Kultury w Lublinie.
  • Projektodawca – podmiot składający propozycję projektu do realizacji.
  • Koordynator – Gmina Lublin – Wydział Kultury Urzędu Miasta Lublin.
  • Beneficjent – społeczność lokalna, na rzecz której Projekt będzie realizowany.
  • Oferta współpracy – propozycja realizacji Projektu przedkładana Operatorowi przez
    Projektodawcę.
  • Projekt – zaplanowany i opisany zbiór działań stanowiący odrębną całość, zakwalifikowany przez Operatora do realizacji w ramach Programu „Dzielnice Kultury”.
  • Zasady współpracy – dokument regulujący zasady współpracy w ramach programu „Dzielnice Kultury”. Określa podmioty uprawnione do składania projektów do realizacji,
    tryb składania i wyboru projektów.

Rozdział 1

„Dzielnice Kultury – Program Rozwoju Kultury w Dzielnicach Lublina” główne założenia

 

  1. „Dzielnice Kultury – Program Rozwoju Kultury w Dzielnicach Lublina” to zainicjowany
    w 2013 roku wieloletni, interdyscyplinarny program, którego celem jest zwiększenie potencjału
    kulturalnego dwudziestu siedmiu dzielnic Lublina. „Dzielnice Kultury” stanowią odpowiedź
    na silne skupienie instytucji i infrastruktury kulturalnej w centrum, które zagraża pogłębianiem dysproporcji w dostępie do kultury na terenie poszczególnych obszarów miasta. Cele
    strategiczne projektu to zwiększenie aktywnego uczestnictwa w kulturze mieszkańców Lublina oraz podniesienie kompetencji kulturowych lublinian. Pośród celów szczegółowych Programu znajdują się: rozwój oferty kulturalnej skierowanej do dzieci; wsparcie aktywności kulturalnej osób starszych; poszerzanie grona aktywnych odbiorców kultury, a także włączanie
    mieszkańców w proces inicjowania i realizowania projektów kulturalnych.
  1. Proponowane przedsięwzięcia powinny przyczynić się do zwiększenia poczucia przynależności
    i dumy z bycia obywatelem Lublina; rozwoju wiedzy historycznej i kompetencji społecznych
    mieszkańców Lublina, a także wpłynąć na wzrost zaangażowania mieszkańców w działania
    na rzecz miasta oraz integrację społeczną mieszkańców dzielnic.
  1. Preferowane będą Oferty współpracy włączające mieszkańców dzielnic Lublina w obchody
    450-tej rocznicy zawarcia Unii Lubelskiej.
  1. Preferowane będą przedsięwzięcia nowe, realizowane z uwzględnieniem specyfiki danej
  1. Program jest realizowany przez trzy miejskie instytucje kultury (operatorów programu), którymi są: Dzielnicowy Dom Kultury „Bronowice”, Dzielnicowy Dom Kultury „Węglin” oraz Warsztaty
    Kultury w Lublinie. Każdy z operatorów koordynuje pracę w dziewięciu dzielnicach miasta,
    w zależności od potrzeb i specyfiki danego obszaru tworząc od podstaw lub doskonaląc
    i intensyfikując prowadzone w nich działania kulturalne, dążąc do stworzenia kompletnej
    i spójnej oferty kulturalno-

Dzielnicowy Dom Kultury „Bronowice” odpowiada za realizację Programu w dzielnicach:

  • Abramowice
  • Bronowice
  • Dziesiąta
  • Felin
  • Głusk
  • Hajdów-Zadębie
  • Kalinowszczyzna
  • Kośminek
  • Tatary

Dzielnicowy Dom Kultury „Węglin” – w dzielnicach:

  • Czuby Południowe
  • Czuby Północne
  • Konstantynów
  • Sławinek
  • Sławin
  • Szerokie
  • Węglin Południowy
  • Węglin Północny
  • Zemborzyce

Warsztaty Kultury w Lublinie – w dzielnicach:

  • Czechów Południowy
  • Czechów Północny
  • Ponikwoda
  • Rury
  • Stare Miasto
  • Śródmieście
  • Wieniawa
  • Wrotków
  • Za Cukrownią.

Rozdział 2

Zasady i tryb składania propozycji projektów do realizacji

  1. Nabór Ofert współpracy w 2019 roku odbędzie się w dniach od 6 marca do 1 kwietnia 2019 r. Operator zastrzega sobie prawo do ogłoszenia kolejnego naboru Ofert współpracy
    w zależności od aktualnych możliwości finansowych Operatora.
  1. Projekty mogą być realizowane od dnia 1 maja do dnia 30 listopada 2019 r.
  1. Propozycje realizacji projektów w ramach Programu mogą składać:
  2. pełnoletnie osoby fizyczne,
  3. osoby prawne,
  4. jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej,
  5. grupy nieformalne, w skład których wchodzi przynajmniej jedna osoba pełnoletnia.
  1. Projektodawcy mogą składać do realizacji propozycje projektów z zakresu animacji i edukacji kulturalnej, w tym: edukacji artystycznej i medialnej, aktywizacji i integracji społecznej
    oraz propozycje zakładające zwiększenie kompetencji kulturowych Beneficjentów. Przedkładane propozycje powinny swoim zakresem obejmować obszar działań Operatora.
  1. Rodzaje kwalifikujących się działań: zajęcia z zakresu edukacji kulturalnej, artystycznej
    i medialnej, spotkania, wystawy, przeglądy, gry miejskie, działania animacyjne wspomagające
    lokalne społeczności w aktywnościach twórczych, zajęcia i inne formy służące zwiększeniu
    kompetencji kulturowych w nawiązaniu do lubelskich obchodów 450-tej rocznicy zawarcia Unii
  1. Proponowany projekt, zarówno jako całość, jak i jego poszczególne działania, nie może być
    realizowany w ramach bieżącej działalności Projektodawcy lub instytucji, w której planowana jest jego realizacja.
  1. Każdy z Operatorów odpowiedzialny jest za realizację Programu w dziewięciu dzielnicach
    Zgłoszenia projektów do realizacji przyjmują Operatorzy dla właściwych im dzielnic.
  1. Wypełnione i podpisane przez Projektodawcę dokumenty aplikacyjne, zawierające propozycję realizacji projektu, których wzór stanowi Załącznik nr 1 – Oferta współpracy należy dostarczyć
    w zaklejonej kopercie z dopiskiem „Dzielnice Kultury 2019” i nazwą podmiotu składającego
    do siedziby Operatora: Warsztatów Kultury w Lublinie, ul. Grodzka 7, do dnia 1 kwietnia 2019 r., do godziny 16:00. Dopuszcza się przesłanie skanu podpisanych odręcznie dokumentów na adres poczty elektronicznej Operatora: sekretariat@warsztatykultury.pl. Jednocześnie prosimy o wysłanie edytowalnej wersji Oferty współpracy na adres mailowy Operatora.
  1. Za datę i godzinę złożenia Oferty współpracy uważa się datę i godzinę jej złożenia w siedzibie Operatora lub datę i godzinę wpływu na skrzynkę odbiorczą ww. poczty elektronicznej.
  1. Dokumenty aplikacyjne zawierające propozycje realizacji projektów wnoszone bez zachowania wymogów, o których mowa w pkt. 13 Zasad współpracy, będą pozostawione przez Operatora
    bez rozpoznania.
  1. Jeden projektodawca może złożyć maksymalnie dwie Oferty współpracy. Zgłoszenie powinno obejmować jeden Projekt. Dokumenty aplikacyjne zawierające opis więcej niż jednego Projektu
    nie będą rozpatrywane.
  1. Nadesłanie Oferty współpracy nie jest równoznaczne z zakwalifikowaniem do Programu.
  1. W celu oceny nadesłanych Ofert współpracy Operator powoła Zespół ds. oceny projektów,
    w skład którego będą wchodzić między innymi przynajmniej po jednym przedstawicielu
    Operatora i Koordynatora Programu.
  1. Preferowane będą Oferty współpracy, których zakładane koszty realizacji nie przekraczają kwoty 6000,00 zł brutto (słownie: sześć tysięcy złotych brutto). Operator zastrzega sobie prawo
    przyjęcia do realizacji Projektów, których koszty przekraczają preferowany budżet
    z zastrzeżeniem, że taka decyzja będzie uwzględniała aktualne możliwości finansowe
  1. Wsparcie nie obejmie Ofert współpracy zgłoszonych do realizacji przez podmioty świadczące komercyjne usługi w zakresie szeroko pojętej kultury, z wyłączeniem jednoosobowej
    działalności gospodarczej.
  1. Wydatki proponowane przez Projektodawcę, związane z realizacją Projektu muszą być:
  2. niezbędne do realizacji Projektu;
  3. efektywne i racjonalne;
  4. poniesione w terminie wskazanym w niniejszych Zasadach współpracy, tj. od dnia
    podpisania Porozumienia do dnia 30 listopada 2019 r. (wydatki poniesione przez
    Projektodawcę poza wskazanym terminem nie będą uwzględniane);
  5. prawidłowo udokumentowane;
  6. określone w zaakceptowanym przez Operatora budżecie Projektu.
  1. Rodzaje kosztów kwalifikowanych:
  2. honoraria za działania merytoryczne i obsługę przedsięwzięcia dla obsługi technicznej,
    instruktorów prowadzących warsztaty, twórców, artystów, konferansjerów, animatorów, przy czym kwota za jednostkę warsztatową nie może przekroczyć 70,00 zł brutto (słownie:
    siedemdziesiąt złotych brutto)[1]. Do tej pozycji nie kwalifikują się wynagrodzenia
    pracowników etatowych Projektodawcy;
  3. zakup materiałów niezbędnych do realizacji Projektu;
  4. koszty wynajmu przestrzeni na potrzeby realizacji Projektu;
  5. wynajem infrastruktury technicznej wraz z obsługą na potrzeby realizacji Projektu;
  6. koszty promocji Projektu;
  7. koszty transportu materiałów i sprzętu (brak możliwości rozliczenia faktur za benzynę).

 

  1. Koszty związane z koordynacją działań w ramach realizowanych projektów nie mogą
    przekroczyć 10% wartości projektu.
  1. Projektodawca nie może uwzględnić w budżecie wydatków inwestycyjnych, prac remontowych i modernizacyjnych budynków i obiektów, zakupu środków trwałych oraz wyżywienia
    (nie dotyczy wody). Koszty te będą uznane za niekwalifikowane.
  1. W ramach Programu w szczególności nie mogą być finansowane zadania o charakterze
    komercyjnym, politycznym oraz wyznaniowym.
  1. Zespół ds. oceny projektów dokonuje oceny Ofert współpracy pod względem merytorycznym
    i formalnym. Ocena pod względem formalnym złożonych propozycji obejmuje analizę
    następujących pozycji:
  2. prawidłowość wypełnienia formularza;
  3. uprawnienia Projektodawcy do składania Ofert współpracy.

W ocenie merytorycznej bierze się pod uwagę następujące kwestie:

  1. zgodność z założeniami programu „Dzielnice Kultury”;
  2. uwzględnienie w projekcie potrzeb środowiska lokalnego dzielnicy;
  3. poziom artystyczny/wartość merytoryczna;
  4. wyrównanie szans w dostępie do kultury na obszarach, gdzie dostęp do niej jest ograniczony oraz dla grup defaworyzowanych;
  5. spójność koncepcji projektu;
  6. racjonalność i zasadność kosztów przedstawionych w kosztorysie w sposób możliwie jak najbardziej precyzyjny.
  1. Ostateczna decyzja o wyborze Projektów jest podejmowana przez Dyrektora miejskiej instytucji kultury (Operatora) na podstawie opinii Zespołu ds. oceny projektów.
  1. Operator zastrzega sobie prawo wnoszenia uwag w wybranym do realizacji Projekcie
    w uzgodnieniu z Projektodawcą.
  1. Projektodawcom, którzy nie zostaną zakwalifikowani do Programu, nie przysługuje prawo
    do odwołania.
  1. Rozstrzygnięcie naboru nastąpi do dnia 15 kwietnia 2019 r. Po tym terminie lista Ofert
    zakwalifikowanych do Programu zostanie opublikowana na stronie internetowej Operatora.
  1. W przypadku nadesłania dużej ilości Projektów, Operator zastrzega sobie prawo
    do przedłużenia terminu wyboru. Odpowiednia informacja zostanie opublikowana na stronie
    internetowej Operatora.
  1. Po wybraniu Projektu Operator i Projektodawca zobowiązani są zawrzeć odrębne
    porozumienie, szczegółowo regulujące zasady współpracy.

 

Rozdział 3

Zakres działań Projektodawcy

 

  1. Projektodawca, składając Ofertę współpracy zgłasza Projekt, który może być realizowany
    w ramach Programu „Dzielnice Kultury” w 2019 roku.
  1. Na zasadach określonych w niniejszych Zasadach współpracy, Projektodawca odpowiada
    za przygotowanie i przeprowadzenie swojego Projektu, który znajdzie się w VII edycji Programu „Dzielnice Kultury” w 2019 roku oraz za wywiązanie się z Porozumienia z Operatorem.
  1. Projektodawca ma obowiązek wyznaczyć osobę odpowiedzialną za Projekt, która będzie
    pozostawać w stałym kontakcie z przedstawicielami Operatora we wszelkich kwestiach
    dotyczących Projektu przed rozpoczęciem realizacji Projektu, w czasie trwania Projektu, a także
    – jeśli będą wymagały tego osobne ustalenia – w okresie po zakończeniu Projektu.
  1. Projektodawca ma obowiązek niezwłocznego informowania Operatora o postępie realizacji Projektu oraz o wszystkich zmianach dotyczących Projektu, jakie mogą powstać w trakcie jego
  1. Zatwierdzony na podstawie porozumienia kształt Projektu jest wiążący. Dopuszcza
    się wprowadzanie zmian w projekcie pod warunkiem, że nie zmieniają one zasadniczo istoty
    projektu i zostaną zaakceptowane przez Operatora.
  1. Projektodawca ma obowiązek każdorazowo okazywać Operatorowi do akceptacji ostateczny projekt identyfikacji wizualnej materiałów promocyjnych Projektu. Przesłanie pliku do akceptacji
    powinno nastąpić co najmniej na 3 dni przed planowanym drukiem lub emisją w Internecie.
    Operator każdorazowo zatwierdza ostateczną koncepcję identyfikacji wizualnej materiałów
    promocyjnych Projektu.
  1. Projektodawca we wszystkich materiałach promocyjnych (zarówno drukowanych jak i tych
    zamieszczanych w Internecie), a także materiałach filmowych, w tym również reportażach
    z realizacji Projektu lub innych materiałach audio-video powstałych w ramach Programu, winien każdorazowo umieszczać stosowną belkę, zawierającą logotypy: Programu „Dzielnice Kultury”, Miasta Lublin – „Lublin – Miasto Inspiracji”, obchodów 450-lecia zawarcia Unii Lubelskiej (jeśli
    dotyczy), a także logotyp właściwego Operatora wraz z dopiskiem: „Projekt realizowany
    ze środków Miasta Lublin, w ramach Programu Dzielnice Kultury”.
  1. We wszystkich materiałach zawierających dźwięk, w tym również reportażach z realizacji
    projektu lub innych materiałach audio-video powstałych w ramach programu, należy w czołówce umieścić informację słowną: Projekt realizowany ze środków Miasta Lublin, w ramach Programu Dzielnice Kultury, którego Operatorem są Warsztaty Kultury w Lublinie.
  1. Projektodawca zgadza się na rejestrację przebiegu Projektu (foto, audio, video) przez osoby upoważnione przez Operatora i Koordynatora, a także dowolne i nieograniczone
    wykorzystywanie zarejestrowanych materiałów do celów promocyjnych i organizacyjnych
    programu „Dzielnice Kultury” i Operatora.
  1. Projektodawca jest zobowiązany dostarczyć Operatorowi przygotowany według wzoru
    formularz ewaluacji działań prowadzonych w ramach programu „Dzielnice Kultury” w 2019 roku
    – Załącznik nr 2 oraz dokumentację fotograficzną lub wideo z przebiegu Projektu realizowanego
    w ramach „Dzielnic Kultury” w ciągu 14 dni od zakończenia Projektu, ze stosowną
    i nieograniczoną zgodą do ich wykorzystywania (oprócz podpisanej wersji papierowej
    sprawozdania, prosimy o przesłanie wypełnionego formularza w edytowalnej wersji na adres mailowy Operatora).
  1. Projektodawca ponosi pełną odpowiedzialność za ewentualne szkody powstałe w związku
    ze zorganizowanym przez niego Projektem na zasadach ogólnych.
  1. Operator dopuszcza finansowanie Projektu przez Projektodawcę z innych źródeł, jednak
    każdorazowo musi być to zaakceptowane przez Operatora. W przypadku niedopełnienia tego
    obowiązku przez Projektodawcę, Operator zastrzega sobie prawo do natychmiastowego
    rozwiązania Porozumienia z Projektodawcą i do usunięcia Projektu z Programu „Dzielnice
    Kultury” w 2019 roku.
  1. Projektodawca zobowiązuje się nie występować o środki finansowe pozostające w dyspozycji Gminy Lublin na dofinansowanie działań będących przedmiotem wsparcia udzielanego
    na podstawie niniejszego regulaminu.

 

Rozdział 4

Zakres działań Operatora

 

  1. Operator ustala przebieg Programu „Dzielnice Kultury“ w 2019 roku, na który składają
    się Projekty przygotowane przez Projektodawców i wybrane do realizacji przez Operatora.
  1. Operator ma prawo do realizacji własnych Projektów w ramach Programu „Dzielnice Kultury”.
  1. Koordynator i Operator prowadzą promocję Programu „Dzielnice Kultury” w dzielnicach
    oraz udzielają wsparcia w promocji poszczególnych Projektów wchodzących w skład Programu.

 

Rozdział 5

Dane osobowe

 

  1. W zakresie ochrony i przetwarzania danych osobowych Koordynator i Operator zobowiązują się do przestrzegania i realizacji celów określonych Rozporządzeniem Parlamentu
    Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób
    fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) (Dz. U. UE. L z 2016 r. Nr 119).
  1. Administratorami danych osobowych są właściwy miejscowo Operator oraz Koordynator
  1. Koordynator Programu będzie wykorzystywać dane osobowe Projektodawców w celu:
  2. dokonywania analiz i statystyk na potrzeby wewnętrzne związane z wdrażaniem
    i ewaluacją Programu „Dzielnice Kultury”;
  3. promocji Programu „Dzielnice Kultury”, w tym do opracowywania materiałów i publikacji oraz umieszczania ich na stronie internetowej Programu: dzielnicekultury.lublin.eu;
  4. innych celach, do których jesteśmy zobowiązani na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

 

Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie udzielonej zgody, której wzór określono w Załączniku nr 4 do Zasad współpracy.

 

  1. Operator Programu będzie wykorzystywać dane osobowe Projektodawców w celu:
  2. oceny Ofert współpracy pod względem merytorycznym i formalnym w ramach Zespołu
    oceny projektów w składzie określonym w pkt. 18 Zasad współpracy;
  3. ogłoszenia wyników naboru ofert współpracy na stronie internetowej właściwego Operatora;
  4. zawarcia i realizacji Porozumienia o współpracy, o którym mowa w pkt. 32;
  5. promocji Programu „Dzielnice Kultury”;
  6. innych celach, do których Operator jest zobowiązany na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
  1. Projektodawca zapozna się z treścią klauzuli informacyjnej, której treść stanowi
    Załącznik nr 3 do Zasad współpracy, w tym z informacją o celu i sposobach przetwarzania
    danych osobowych oraz o prawach jakie mu przysługują w związku z przetwarzaniem danych osobowych. Klauzula zostanie udostępniona przez właściwego Operatora.
  1. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych stanowiąca Załącznik nr 4 do Zasad współpracy jest przechowywana przez Koordynatora Projektu. Pozostała dokumentacja papierowa (w tym oferty współpracy oraz porozumienia o współpracy) jest przechowywana przez właściwego
    miejscowo Operatora.

 

Rozdział 6

Postanowienia końcowe

 

  1. Złożenie formularza zgłoszeniowego przez Projektodawcę jest równoznaczne z akceptacją
    niniejszych Zasad współpracy.

 

[1] Przy umowach zlecenie należy uwzględnić wszystkie koszty brutto, w tym również koszty ZUS pracodawcy (dotyczy: emerytów, rencistów, osób bezrobotnych lub takich, których miesięczne wynagrodzenie wynosi mniej niż 2250 zł brutto w roku 2019, a także osób ubezpieczonych w KRUS). W przypadku wątpliwości prosimy o kontakt z właściwym Operatorem.

NIEZBĘDNE DOKUMENTY:
Zasady współpracy
Załącznik nr 1 – formularz oferty współpracy 
Załącznik nr 2 – formularz ewaluacji projektu (składany na etapie realizacji projektu)
Załącznik nr 3 – klauzula informacyjna